CAHIER DES CHARGES
 Guide d’utilisation
1. Actualisation
Etabli le : 28.09.16
Par : Jean-Christophe Devaud
Remplace la version du :
Motif d’actualisation : Réorganisation
2. Identification du poste
Unité de gestion / Département : Département des Laboratoires
Unité de base / Service : Service de pharmacie
Unité fonctionnelle : DIS9
Intitulé du poste dans l’entité : Assistante en pharmacie, Groupe "pharmacies d'unités de soins" (GPUS)
N° emploi-type : 37201
Libellé : Assistante en pharmacie
Chaîne : 232
Niveau : 4
3. Mission générale du poste (description succincte)
1.
Assurer la gestion et le suivi du stock de la pharmacie des unités de soins.
2.
Assurer la logistique pharmaceutique des médicaments de la pharmacie centrale vers les pharmacies d'unités
de soins.
3.
Prendre les mesures nécessaires à la promotion et au maintien de la qualité dans le cadre de ses activités.
4.
Communiquer les informations et respecter les domaines de compétences.
5.
Assurer sa formation continue.
4. Conduite : ETP directement subordonné-s
Cf. Organigramme
Non
Oui :
5. Mode de remplacement prévu, en cas d’absence du titulaire
Non
Oui : Le titulaire est remplacé par une assistante en pharmacie GPUS.
Edition : Service du personnel – Etat de Vaud – Janvier 2010
1
Cahier des charges
6. Missions et activités
1. Assurer la gestion et le suivi du stock de la pharmacie des unités de soins.
70%
S'assurer de la disponibilité des médicaments dans ses pharmacies d'unités de soins.
Gérer le stock des médicaments dans ses pharmacies d'unités de soins: défect, rangement de la pharmacie, contrôle
des conditions de stockage, dates d'échéance, etc.
Exécuter les commandes de médicaments réservés (MR) après validation des ordonnances par le pharmacien.
Assurer le suivi de la consommation des préparations magistrales et des médicaments swissDRG.
S'assurer des modalités relatives à l'acquisition, au coût, au stockage, à la distribution, à la remise et à l'élimination
des médicaments dans ses pharmacies d'unités de soins.
Gérer le retour des médicaments de ses pharmacies d'unités de soins vers la pharmacie centrale.
Surveiller l'ordre et la propreté du matériel et des locaux de ses pharmacies d'unités de soins et en référer, si
nécessaire, à l'ICUS et aux responsables de l'unité de logistique pharmaceutique.
Tenir à jour le catalogue des médicaments stockés dans les étages, analyser les consommations tous les 6 mois et
proposer des mesures de rationalisation du stock à l'ICUS et transmettre les modifications au pharmacien clinicien et
aux responsables de l'unité de logistique pharmaceutique.
2. Assurer la logistique pharmaceutique des médicaments de la pharmacie centrale vers les pharmacies
d'unités de soins.
15%
Générer les commandes informatiques (e-proc) des médicaments pour les unités de soins (à l'exception des
stupéfiants)
Traiter les commandes des médicaments (Pharmed/Qualiac/Pyxis/ARIM), y compris les stupéfiants
Coordonner et planifier l'acheminement de tous les médicaments vers les pharmacies d'unité de soins (utilisation
système Théo, appel aux transporteurs internes/externes, utilisation du TAC)
Prendre contact avec les fournisseurs pour s'assurer du délai de livraison des médicaments pour ses unités de soins.
Répondre aux questions concernant l'approvisionnement/le coût/les conditions de stockage des médicaments au
personnel soignant et au pharmacien clinicien de ses unités de soins.
Participer aux contrôles de toutes les ordonnances nominales manuscrites (Médicaments Réservés et Préparations
magistrales) ainsi qu'au contrôle de la liste des personnes autorisées à commander des stupéfiants.
Assurer la gestion, le tri et l'élimination des déchets des médicaments en retour de leurs pharmacies d'unités de soins
3. Prendre les mesures nécessaires à la promotion et au maintien de la qualité dans le cadre de ses
activités.
5%
Exécuter toutes ses activités selon les protocoles en vigueur et conformément aux exigences des BPF et des BPD
(Traçabilité, hygiène, etc..), du référentiel qualité en vigueur en pharmacie hospitalière (RQPH) et des exigences
légales (Pharmacopée, Swissmedic).
Prendre toutes les mesures nécessaires à la promotion et au maintien de la qualité dans le cadre de ses activités (au
moyen des messages RECI).
Participer à la rédaction de tous les documents nécessaires à la gestion/contrôle des médicaments à la pharmacie
centrale et dans les unités de soins (instruction de gestion, procédures et autres documents).
Effectuer les audits d'infrastructures/instructions/unités de soins planifiés par le pharmacien.
4. Communiquer les informations et respecter les domaines de compétences.
5%
Veiller à une transmission adéquate de l'information sur le médicament ou sur les outils institutionnels à l'intérieur et à
Edition : Service du personnel – Etat de Vaud – Janvier 2010
2
Cahier des charges
l'extérieur de son unité.
Informer les pharmaciens responsables de l'unité de logistique pharmaceutique pour tous les problèmes liés à
l'approvisionnement des médicaments.
Se référer au pharmacien clinicien en charge du département ou à l'assistance pharmaceutique pour tout problème lié
à l'utilisation du médicament chez le patient.
Répondre aux questions de logistique concernant l'obtention, l'équivalence de la liste CHUV et le stockage des
médicaments.
5. Assurer sa formation continue.
5%
Veiller à sa propre formation continue en intégrant les évolutions des bonnes pratiques professionnelles, les
exigences légales (Pharmacopée, Swissmedic) et les besoins médicaux et pharmaceutiques dans son domaine de
compétences.
7. Eventuelles responsabilités particulières attribuées au titulaire
8. Exigences requises
8.1. Formation de base
Titre
CFC assistant en pharmacie, diplôme de préparateur ou titre jugé équivalent
Exigé
Souhaité
Exigé
Souhaité
8.2. Formation complémentaire
Titre
Exigé
Souhaité
Exigé
Souhaité
8.3. Expérience professionnelle
Domaine
Nbre d’années
1 ans
Expérience en officine ou en hôpital
ans
8.4. Connaissances et capacités particulières
Domaine
Edition : Service du personnel – Etat de Vaud – Janvier 2010
3
Cahier des charges
Connaissances de base sur la manipulation des médicaments, le matériel de laboratoire et les
dispositifs d'administration des médicaments
Bonne gestion du stress
Bonne résistance physique
Travail en équipe
Exigé
Souhaité
Connaissances générales en informatique (Word et Excel)
Connaissances scolaires d'anglais et/ou d'allemand.
Exigé
Souhaité
9. Astreintes particulières (travail de nuit, service de piquet, etc.)
Participer aux services de garde de l'unité de logistique pharmaceutique lors du samedi matin en fonction du
planning.
Effectuer toute autre tâche nécessaire à la bonne marche du Service en lien avec son domaine de compétence
Remplacer les assistantes en pharmacie du groupe "GPUS" en cas d'absence.
10. Signatures
L’autorité d’engagement.
Date :
Nom et prénom : Sadeghipour
Farshid
Signature :
L’autorité fonctionnelle.
Date :
Nom et prénom : Devaud JeanChristophe
Signature :
Le/la titulaire atteste avoir pris connaissance du présent cahier des charges.
Date :
Nom et prénom :
Signature :
Edition : Service du personnel – Etat de Vaud – Janvier 2010
4
CAHIER DES CHARGES
Le CAHIER DES CHARGES permet de définir le contenu du poste au travers de :
la mission générale du poste ;
la conduite ;
le mode de remplacement prévu ;
les missions et activités ;
les tâches particulières attribuées au titulaire ;
la formation requise ;
l’expérience souhaitée ;
les connaissances et capacités particulières ;
les astreintes particulières.
Les responsabilités attribuées à un poste sont permanentes. Sur délégation de l’autorité
d’engagement, il appartient au/à la responsable direct-e de s’assurer :
qu’un cahier des charges du poste existe ;
qu’il décrive le poste tel qu’il est dans la réalité ;
qu’il soit modifié et adapté en fonction de l’évolution du poste et des changements dans
l’organisation de l’entité.
Par sa signature, l’autorité d’engagement valide la raison d’être du poste au regard des missions de
l’entité, ainsi que le contenu, les exigences et attentes qui en découlent.
Le/la titulaire, par sa signature, atteste avoir pris connaissance du contenu du poste pour lequel
il/elle a été recruté-e ou dans lequel il/elle est engagé-e. Il/elle s’engage ainsi à assurer les missions
décrites et peut être amené-e à effectuer d’autres tâches, en principe ponctuellement, selon les
besoins du service et les demandes de ses supérieurs.
Toute modification du cahier des charges doit être soumise à l’approbation de l’autorité
d’engagement.
Saisie et impression des informations
Le document est protégé contre les modifications, à l’exception des champs de formulaire
Pour se déplacer d’un champ à l’autre, utiliser les flèches du clavier     ou la souris
Pour la saisie d’une date, respecter le format jj.mm.aa
Tous les champs comportent une aide ou une remarque accessible par la touche clavier F1
Chaque mission du poste inscrite à la rubrique 3 se reporte automatiquement dans le champ
de la rubrique 6 approprié dès lors que vous poursuivez la saisie dans le champ suivant avec
les touches  ou 
Sélection pour l’impression complète du formulaire (excepté cette page) :
 Retour vers la page 1
Edition : Service du personnel – Etat de Vaud – Janvier 2010
5