5.
TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN
5.1.
KOMITMEN MANAJEMEN
Manajer CV BENANG MERAH mempunyai komimen yang kuat serta secara
berkesinambungan meningkatkan efektifitasnya, dengan cara :
a. Melakukan sosialisasi dan pengarahan kepada seluruh pegawai agar dalam
melayani pelanggan selalu bekerja sesuai dengan peraturan perusahaan dan
memperhatikan kepuasan pelanggan.
b. Menetapkan Kebijakan Mutu yang sesuai dengan tujuan perusahaan, berisi
komitmen untuk selalu bekerja sesuai dengan peraturan dan secara
berkesinambungan melakukan peningkatan efektifitasnya. Kebijakan Mutu ini
disosialisasikan kepada seluruh pegawai dan dievaluasi kesesuaiannya terhadap
perkembangan perusahaan.
c. Menetapkan Sasaran Mutu secara berkala setiap tahun, sesuai dengan prioritas
perusahaan,
d. Melaksanakan kajian/tinjauan manajemen secara berkala untuk mengevaluasi
kesesuaian dan efektifitas sistem manajemen mutu dalam rangka pencapaian
kinerja perusahaan, dan sekaligus menentukan langkah – langkah perbaikan
yang perlu dilakukan.
e. Memastikan bahwa perusahaan mempunyai seluruh sumber daya yang
diperlukan untuk melaksanakan proses bisnis
5.2. FOKUS PADA PELANGGAN
Manajer CV BENANG MERAH mempunyai visi dan misi sebagai berikut :
VISI :
Diakui sebagai Perusahaan Kelas yang bertumbuh kembang, unggul dan terpercaya
dengan bertumpu pada potensi insani.
MISI :
•
Melayani kebutuhan masyarakat akan sarana media belajar mengajar secara
profesional, berorientasi kepada kepuasan pelanggan.
•
Meningkatkan pendapatan dan citra perusahaan.
•
Dan bertekad untuk memenuhi pelayanan yang cepat, pasti, akurat, informatif
dan terpercaya.
5.3. KEBIJAKAN MUTU
Manajer CV. BENANG MERAH sepenuhnya aktivitas usaha pelayanan - pengelolaan
piutang pelanggan dengan komitmen :
“MEMBIASAKAN YANG BENAR, JANGAN MEMBENARKAN KEBIASAAN “
Untuk mendukung komitmen tersebut, kami menerapkan sistem manajemen mutu
yang sesuai dengan standar ISO – 9001 tahun 2008 atau SNI 19-9001-2008.
Dengan Sistem Manajemen Mutu ini, kami berusaha untuk selalu menjaga komitmen
dengan cara memberdayakan setiap pegawai CV. BENANG MERAH agar menerapkan,
membudayakan dan mengembangkan :
a. Menjalankan Visi dan Misi Perusahaan dengan mengedepankan nilai-nilai
budaya perusahaan “SALING PERCAYA, INTEGRITAS, PEDULI DAN
PEMBELAJAR”.
b. Semangat meningkatkan pelayanan untuk pemenuhan kebutuhan pelanggan
yang berkesinambungan.
c. Menyediakan Sumber Daya Manusia yang kompeten dan professional serta
prasarana yang memadai. Kebijakan Mutu ini dikomunikasikan dalam
Lingkungan CV.BENANG MERAH untuk menuju kepuasan Pelanggan secara
berkesinambungan dan selalu ditinjau terus-menerus agar sesuai dengan
komitmen perusahaan.
d. Manajer CV.BENANG MERAH mengadakan komunikasi berkala kepada staff
dan mengadakan tupoksi organisasi sesuai standard operasi.
e. Dalam upaya pecapaian kualitas produksi, kesesuaian menjadi skala prioritas
dalam menjaga kualitas organisasi, perusahaan, dan produk secara intensif dan
berkelanjutan terus menerus.
5.4. PERENCANAAN
5.4.1.
SASARAN MUTU
Berdasarkan Tingkat Mutu Pelayanan yang telah ditetapkan, maka disusun sasaran
mutu seperti pada lampiran LM-S-04 ( SASARAN MUTU ).
Sasaran mutu tersebut dimonitor setiap triwulan dengan menggunakan DAFTAR
MONITORING SASARAN MUTU dan dilakukan tindak lanjut/perbaikan oleh
Supervisor Bidang terkait terhadap sasaran mutu yang tidak tercapai sesuai target
menggunakan formulir TINDAK LANJUT SASARAN MUTU.
5.4.2.
PERENCANAAN SISTEM MANAJEMEN MUTU
Untuk mencapai sasaran mutu yang telah ditetapkan, Manajer CV BENANG MERAH
mengundang Pihak-pihak yang terlibat dalam proses bisnis, untuk membicarakan
rencana kerja pencapaian target implementasi manajemen mutu agar pada
pelaksanaannya dapat bekerja sama secara sinergi.
5.5.TANGGUNG JAWAB, WEWENANG DAN KOMUNIKASI
5.5.1.
TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG
Manajer CV.BENANG MERAH mempunyai tanggung jawab untuk memastikan bahwa
rencana kerja perusahaan dilaksanakan untuk mencapai sasaran mutu, dan sistem
manajemen mutu tetap dilaksanakan sesuai dengan perubahan / perkembangan
perusahaan.
Manajer dengan dibantu oleh beberapa Supervisor yang masing-masing mempunyai
tanggung jawab dan wewenang sebagai berikut :
1. SUPERVISOR PELAYANAN PELANGGAN
a. Bertanggung jawab menjamin ketepatan pelayanan terhadap pelanggan sesuai
standar yang ditetapkan.
b. Melakukan analisa dan perbaikan atas masalah-masalah yang timbul dalam
bidang pelayanan pelanggan terutama masalah komplain pelanggan dan
solusinya.
c. Bertanggung jawab atas pelaksanaan program-program perbaikan yang
berkesinambungan pada bidang pelayanan pelanggan
2. SUPERVISOR ADMINISTRASI DAN KEUANGAN
a. Bertanggung jawab atas pelaksanaan pengurusan kepegawaian, tata usaha
sekretariat, rumah tangga, keamanan, keselamatan kerja, kesehatan lingkungan
kerja, penyusunan anggaran belanja, pencatatan transaksi, aktiva tetap,
pekerjaan dalam pelaksanaan dan persediaan barang serta menjamin
penyelenggaraan pengelolaan pendanaan dan pengeloaan arus kas secara akurat.
b. Melakukan analisa dan perbaikan atas masalah-masalah yang timbul pada
bidang administrasi dan keuangan.
c. Bertanggung jawab atas pelaksanaan program-program perbaikan yang
berkesinambungan di bidang administrasi & keuangan.
3. SUPERVISOR PRODUKSI
a. Bertanggung jawab atas pelaksanaan pengendalian kegiatan produksi.
b. Melakukan analisa dan perbaikan atas masalah-masalah yang timbul pada proses
produksi.
c. Bertanggung jawab atas pelaksanakan program-program perbaikan.
4. SUPERVISOR OPERASI DISTRIBUSI
a. Bertanggung jawab atas pelaksanaan pengendalian kegiatan pemeliharaan dan
pendistribusian.
b. Melakukan analisa dan perbaikan atas masalah-masalah yang timbul pada
bidang Operasi Distribusi terutama masalah komplain pelanggan dan solusinya.
c. Bertanggung jawab atas pelaksanakan program-program perbaikan yang
berkesinambungan pada bidang Operasi Distribusi.
5.5.2.
WAKIL MANAJEMEN
Manajer CV.BENANG MERAH menunjuk seorang Wakil Manajemen Mutu (WMM)
yang mempunyai tanggung jawab dan wewenang sebagai berikut :
a. Memastikan bahwa kegiatan proses bisnis dilaksanakan sesuai sistem
menajemen mutu secara konsisten
b. Melaporkan kepada Manajer CV.BENANG MERAH tentang penerapan sistem
manajemen mutu dan mengusulkan pengembangannya
c. Mensosialisasikan permintaan / tuntutan pelanggan kepada segenap pegawai
CV.BENANG MERAH
d. Sebagai penghubung antara CV.BEANG MERAH dengan pihak luar dalam
masalah yang berkaitan dengan sistem manajemen mutu.
e. Mengkoordinir Pelaksanaan Audit Mutu Internal dan Kajian Manajemen.
f. Mendistribusikan, merevisi dan memusnahkan Dokumen yang kadaluarsa.
5.5.3.
KOMUNIKASI INTERNAL
Dalam upaya pencapaian efektifitas sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 di
CV BENANG MERAH, secara berkala masing-masing bidang melakukan
pertemuan internal yang dipimpin langsung oleh Manajer untuk bersama-sama
membicarakan kinerja dan permasalahan-permasalahan yang timbul berkaitan
dengan implementasi manajemen mutu untuk dicari jalan keluar dan solusinya.
Hasil pertemuan berkala internal bidang dibuat notulen rapatnya dilengkapi
dengan daftar hadir disimpan oleh masing-masing Supervisor.
5.6.
KAJIAN MANAJEMEN
5.6.1.
UMUM
Manajer CV.BENANG MERAH secara berkala mengkaji sistem manajemen mutu
untuk memastikan kesesuaiannya dengan perkembangan perusahaan. Dalam
kajian manajemen dibahas kemungkinan untuk mengembangkan sistem
manajemen mutu, termasuk kebijakan mutu dan sasaran mutu.
5.6.2.
MASUKAN KAJIAN MANAJEMEN
Masukan kajian manajemen dapat berupa hasil temuan ketidaksesuaian
implementasi manajemen mutu maupun usulan-usulan dari hasil pertemuan
berkala internal bidang serta temuan audit mutu internal maupun auditor
eksternal. Begitu pula dengan tanggapan dari pelanggan, kinerja proses dan
kesesuaian produk, tindakan pencegahan dan perbaikan yang dilakukan, tindak
lanjut tinjauan manajemen sebelumnya, perubahan-perubahan yang
mempengaruhi sistem manajemen mutu serta saran untuk perbaikan harus
dimasukkan dalam kajian manajemen.
Kajian manajemen minimal dilakukan sekali dalam satu tahun.
5.6.3.
KELUARAN KAJIAN MANAJEMEN
Rekaman hasil kajian manajemen dituangkan ke dalam notulen rapat formulir
dan disimpan oleh Wakil Manajemen Mutu.